Vieraskynä – Teknologian jalkautuksen kulmakivet

Tämä blogi on julkaistu aiemmin Tom Brunbergin blogissa.

Kirjoitus herätti ajatuksia, ja halusin avata omia näkemyksiäni kriittisestä aiheesta. Olen ollut tänä vuonna muovaamassa uusia teknologiaratkaisuja jotka kohdentavat niin yksittäisiä toimijoita kun korporaaatioita, jonka myötä aihe on ollut erittäin paljon pinnalla.

Pertun 5 kulmakiveä ovat:

  1. Työtavat edellä – Humaani migraatio™ **)
  2. Toimiva teknologia
  3. Tehokas jalkautusprosessi
  4. Oivallus
  5. Mittaaminen

Teknologian jalkautuksessa on ehdottomasti tärkeintä tapa jolla teknologia tuodaan käyttöön. Jos mietitään työntekijän kannalta, on uusi teknologia myytävä  heille siten, että he aidosti haluavat käyttää sitä. Kun työntekijä löytää arvon uudesta, hän pyrkii käyttämään sitä ja jakaa kokemuksiaan vuolaasti kollegoidensa kesken.

Norsunluutornissa ei tiedetä päivittäisistä tehtävistä mitään

Jos ratkaisuita tarjotaan johtoryhmästä käsin alaspäin, on asenteet usein vastahakoisemmat: Lähtökohtaisesti norsunluutornissa ei tiedetä päivittäisistä tehtävistä mitään, ja muutos tuntuu aina pakotetulta. Kun ratkaisuita suunnitellaan koko yrityksen mittakaavassa, tulee kärpäsestä helposti härkä. Yksinkertainen ratkaisu joka tehostaisi päivittäistä toimintaa halutaan välittömästi integroida olemassa oleviin järjestelmiin ja automatisoida kaikki toiminnot. 30 min käyttökoulutuksen sijaan integraatiosta tulee 7 kuukauden IT-hanke, jonka vaiheet häviävät vähitellen IT-päälliköiden loputtomaan suohon, sähköpostilaatikkoon. Kuinka paljon enemmän, parempaa, laadukkaampaa olisi työntekijät ehtinyt tehdä tuona aikana, vaikka se vaatisi edelleen manuaalistakin työtä?

Orgaaninen käyttöönotto

Aiheesta jatkaen, liittyvät Oivallus sekä Tehokas jalkautusprosessi tiiviisti toisiinsa. Kuten yllä mainitsin, käyttöönotto on tapahduttava käyttäjälähtöisesti. Kun ensimmäinen käyttäjä ostaa ajatuksen uudesta teknologiasta, jakaa hän vuolaasti kokemuksiaan kollegoidensa kanssa organisaatiossa. Tässä mielessä iso osa oivallusta tulee social proofista, joka edesauttaa tehokasta jalkautusprosessia. Samalla organisaatiossa kokemus teknologiasta kasvaa, ja alkaa tukemaan itse itseään sen käytössä. Mittaamalla korporaation sisäisesti tapahtuvaa ns. orgaanista käyttöönottoa, voidaan jalkautukseen käytettävien resurssien  määrää kontrolloida helposti, jotta tavoitteet täyttyvät.

Sanomattakin on selvää, että tie on pitkä ja kivinen kun jalkautetaan ratkaisua joka ei toimi. Teknologiat ja tekniset ratkaisut ovat aisoita joiden tulisi elää niiden käyttäjän mukaan. Ulkopuolisen suunnittelema ja kehittämä ratkaisu harvoin palvelee käyttäjää täydellisesti ensimmäiseltä istumalta. Jos mahdollista, ei ole yhtään huono lähestymistapa jalkauttaa ratkaisuita osittain jolloin pystytään reagoimaan myös sen aikana havaittuihin epäkohtiin. Hyvä huomioida myös että vaikka ratkaisu olisi täydellinen, voi liian iso muutos toimintamalleissa lamauttaa organisaation.

Kirjoittaja Tom Brunberg, CTO. Teknologia orientoitunut business & web kehittäjä 

Viisi teknologian jalkautuksen kulmakiveä

Teksti on julkaistu Enfon blogissa 24.6.2014

Ilman tehokasta jalkautusta uusi teknologia jää tutkitusti *) organisaatiossa pääosin käyttämättä. Jalkautus ei ole synonyymi koulutukselle vaan huomattavasti laajempi prosessi. Tässä viisi hyvää käytäntöä onnistuneeseen teknologian jalkautukseen. 

 

 
 

1. Työtavat edellä – Humaani migraatio™ **)

 

Humaani migraatio

Kuva: Humaani migraatio™, Salcom Group Oy         

Lähde aina lähestymään uutta teknologiaa työ- ja toimintatavat edellä, ei teknologiakeskeisesti. Esimerkiksi tuottavuusratkaisun hankinnan driverina tulisi olla halu mahdollistaa esimerkiksi etätyö, liikkuva työ tai toimivammat kokouskäytännöt, joita hankittava teknologiaratkaisu tulee sitten tukemaan.                                                                                                                                                                

2. Toimiva teknologia

Varmista, että teknologia todella toimii. Muuten ei synny luottamusta työkalun ja käyttäjän välille, teknologiaa ei käytetä, hyötyä ei ymmärretä eikä oivallusta synny. Varmista siis aina, että pohjatyö on tehty hyvin ja teknologia toimii. Toimiva teknologia on kuin talon peruskivi, jonka päälle oivallusta ja jalkautusta on helppo lähteä rakentamaan.

3.  Tehokas jalkautusprosessi

Koulutus – Oikea määrä, oikeaan aikaan, riittävän sitkeästi.

Esimies – Sitouta esimiehet ja panosta jalkautuksessa ja koulutuksessa heihin. Jos johtaja ei käytä teknologiaa, kuinka sitä voidaan vaatia alaisilta?

Ryhmävaikutus – Muiden esimerkki on tärkeä. Aiheuta sosiaalinen paine käytölle. Synnytä positiivista kilpailua esimerkiksi pelillistämisen kautta.

Viestintä – Viesti muutoksesta avoimesti ja etupainotteisesti. Panosta viestinnässä motiivien selittämiseen ja vastaa kysymyksiin, mitä tulee tapahtumaan, miksi näin tulee tapahtumaan, milloin tämä tapahtuu, mitä minulta odotetaan.

4. Oivallus

Pyri jalkautuksessa ja varsinkin koulutuksissa aina aikaansaamaan oivallus: kuinka voin käyttää tätä teknologiaa hyödyksi omassa työssäni?

 5. Mittaaminen

Aseta 2-3 selkeää mittaria, joilla jalkautuksen onnistumista järjestelmällisesti mitataan. Esimerkiksi kommunikaatioratkaisuiden mittareita voivat olla työkalun käyttöaste, vähentyneet matkustuskulut, työkalun käyttötavan muutos, virtuaalisissa kokouksissa vietetty aika tai fyysisten neuvottelutilojen käyttöasteen muutos. Aloita mittaaminen jo ennen jalkautusta, jotta näet todelliset vaikutukset.

Esittelin kyseiset kulmakivet myös työn tuottavuuteen keskittyneessä Suomalainen nuorallatanssi -tilaisuudessa 12.6. Tutustu esitykseeni täällä.

*) esim. Brinkerhoff, Robert O. 2012: Maximizing the Value of Learning & Development.https://www.timetag.tv/content/learningtechnologies/18184/18666_slides.pdf
**) Humaani migraatio™ on Salcom Group Oy:n rekisteröimä termi. http://www.salcomlearning.fi/palvelut/humaani-migraatio

Mikä tuottavuuden kaava?

Tämä bloggaus on julkaistu Enfon blogissa 18.6.2014

Uudella teknologialla lähdetään yleensä hakemaan lisää tuottavuutta käytännön työhön. Teknologia itsessään ei kuitenkaan vielä riitä vaan ihmisten pitää aidosti ottaa teknologia osaksi omia työtapojaan. Tässä kirjoituksessa puran auki teknologian ja työtapojen näkökulmasta rakentamani tuottavuuden kaavan.

Lähdin pohtimaan teknologian jalkautuksen ja tuottavuuden suhdetta, koska monien tutkimustenkin osoittama fakta uuden teknologian omaksumisen haasteista on seuraava:

muutoksen jalkautus

 (Brinkerhoff 2012)

Vaikka kuinka koulutamme käyttäjiä asiantuntevasti ja sitkeästi, tutkimusten perusteella vain 15 % ottaa varmuudella uuden teknologian käyttöönsä, 15 % hylkää sen suoraan ja 70 % kokeilee kerran ja sitten unohtaa. Pysähdyin miettimään, onko meillä todella varaa hyödyntää teknologiaa näin heikosti. Kuinka saisimme mahdollisimman monet 70 %:n kertakäyttäjien ryhmästä ottamaan uuden teknologian toden teolla käyttöön?

Tuottavuus = (teknologia x oivallus) x muutoksen jalkautus

Tuottavuus – Perinteisesti tuottavuuden mittarina taloustieteissä on käytetty tuotannon tehokkuutta ja tuottavuuden kasvu puolestaan tarkoittaa sitä, kuinka saamme aikaan enemmän vähemmällä. Tuottavuutta voidaan kuvailla mitattavissa olevaksi hyödyksi.

Omassa kaavassani valitsen tuottavuuden mittariksi teknologian käyttöasteen, joka keskiarvoisesti on siis organisaatioissa tutkimusten perusteella noin 15 %. Tämä lukema ei yksinkertaisesti riitä, se on saatava nousemaan!

Oivallus & muutoksen jalkautus – Koko kaavan tärkein oppi on se, että teknologia saadaan toden teolla käyttöön vain ja ainoastaan jalkauttamalla. Jalkautuksen kautta on mahdollista saada aikaan oivallus siitä, kuinka juuri minä voin hyötyä tästä työkalusta omassa työssäni.

Teknologia – Teknologian on aidosti toimittava, jotta kaavan arvo olisi suurempi kuin 0. Ajatellaanpa tilannetta, jossa olet uutta teknologiaa organisaatioon jalkauttamaan tullut konsultti. Julistat, kuinka uusi upea teknologia mahdollistaa etätyön ja virtuaaliset kokoukset. Saat kuitenkin heti kuulla koulutettavilta, että etätyönteko tällä työkalulla ei ole mahdollista johtuen asetuksista ja virtuaalikokouksissa kuvan ja äänen pätkiminen tekee työkalun käytöstä mahdotonta. Tällaisessa lähtötilanteessa teknologian tuomien hyötyjen ja mahdollisuuksien “myynti” on mahdotonta.

oivallus saavutetaan jalkautuksella

 (Ahvenainen & Hännikäinen 2014)

Esittämäni tuottavuuden kaava kuvaa sitä tosiasiaa, että toimiva teknologia pelkästään ei riitä, vaan tarvitaan ihmisen oivallus ja ymmärrys teknologian hyödyntämisestä omassa työssään. Tämä oivallus on saavutettavissa muutoksen jalkautuksella. Jos kaavan jokaisessa kohdassa onnistutaan, uuden teknologian omaksujia saadaan taatusti enemmän kuin 15 %.

Miten tuottavuuden kaava saadaan käytännössä toimimaan? Tähän paneudun seuraavassa blogissani ensi viikolla esittelemällä onnistuneen jalkautuksen viisi kulmakiveä.

Lähteet:
Brinkerhoff, Robert O. 2012: Maximizing the Value of Learning & Development.https://www.timetag.tv/content/learningtechnologies/18184/18666_slides.pdf
Ahvenainen, Perttu & Hännikäinen, Risto (Salcom) 2014. Teknologian jalkautuksen kulmakivet.http://www.slideshare.net/perttuah/nuorallatanssi-teknologian-jalkautuksen-kulmakivet